Διαχείριση ενεργών αρχείων

Κωδικός Μαθήματος:

Π-7020

Semester:

Ζ΄ Εξάμηνο

Κατηγορία:

Υποχρεωτικά ( ΜΕ )

Ώρες:

3Θ+2Ε

Μονάδες ECTS:

7

Καθηγητές Μαθήματος

Μαθησιακά Αποτελέσματα

Στο μάθημα παρουσιάζεται η φύση των αρχειακών τεκμηρίων που βρίσκονται στην ενεργή ή ημιενεργή φάση τους, όπως και η σημασία τους για τη διοικητική λειτουργία δημόσιων υπηρεσιών και ιδιωτικών επιχειρήσεων. Αναλύεται επίσης ο σχεδιασμός, οι πολιτικές και οι διαδικασίες που είναι απαραίτητες για την εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης ενεργών αρχείων (records management) σε έναν φορέα. Εξετάζονται τα διεθνή συστήματα ποιότητας, πρωτόκολλα και καλές πρακτικές που χρησιμοποιούν διαχειριστές ενεργών αρχείων σε ζητήματα διαχείρισης αρχειακών τεκμηρίων που εξακολουθούν να έχουν υπηρεσιακή χρησιμότητα.
Ερευνάται επίσης η φύση της τεκμηρίωσης και οι μέθοδοι διαχείρισης ενεργών και ημιενεργών αρχειακών τεκμηρίων από εταιρείες που παρέχουν υπηρεσίες Records Management, όπως και μια επισκόπηση των αρχειακών τεκμηρίων και τους τρόπους αντιμετώπισης τους σε εταιρικό επίπεδο. Παρουσιάζεται η τρέχουσα νομοθεσία που διέπει τα αρχειακά τεκμήρια και δίνεται ιδιαίτερη έμφαση στο νόμο περί προστασίας προσωπικών δεδομένων. Τέλος εξετάζεται η εσωτερική ποικιλομορφία, η συμπληρωματικότητα του επαγγέλματος του αρχειονόμου / Records Manager και η σχέση του με συναφή επαγγέλματα όπως αυτό του Βιβλιοθηκονόμου.
Με την ολοκλήρωση του μαθήματος οι φοιτητές θα:
• Έχουν κατανοήσει τη θέση του Records Management (διαχείριση αρχειακών τεκμηρίων) στο πλαίσιο των επαγγελμάτων πληροφόρησης
• Γνωρίζουν τα βασικά στοιχεία που χαρακτηρίζουν ένα ενεργό αρχειακό τεκμήριο
• Γνωρίζουν τον τρόπο ανάπτυξης και λειτουργίας αρχειακών αποθετηρίων σε διάφορα είδη οργανισμών
• Μπορούν να εφαρμόζουν τις θεωρητικές γνώσεις μέσω εργαστηριακών ασκήσεων
• Αναγνωρίζουν τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των διαφορετικών συστημάτων αρχειοθέτησης
• Έχουν κατανοήσει τις βασικές αρχές των προγραμμάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης αρχειακών τεκμηρίων (ERM)
• Γνωρίζουν τις πολιτικές και διαδικασίες διαχείρισης των αρχειακών τεκμηρίων ζωτικής σημασίας για διάφορα είδη οργανισμών
Γνωρίζουν τη νομοθεσία για την προστασία της ιδιωτικής ζωής και την υποχρέωση για διαφάνεια ως πλαίσιο για τη διαχείριση των ενεργών αρχείων

 

Γενικές Ικανότητες

• Αναζήτηση, ανάλυση και σύνθεση δεδομένων και πληροφοριών, με τη χρήση και των απαραίτητων τεχνολογιών
• Προσαρμογή σε νέες καταστάσεις
• Αυτόνομη εργασία
• Ομαδική εργασία
• Εργασία σε διεπιστημονικό περιβάλλον
• Σχεδιασμός και διαχείριση έργων
• Προαγωγή της ελεύθερης, δημιουργικής και επαγωγικής σκέψης

 

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ

Το μάθημα χωρίζεται στις ακόλουθες έξι (6) ενότητες:
Ενότητα 1: Κατανόηση της θέσης του Records Management (διαχείριση αρχειακών τεκμηρίων) στο πλαίσιο των επαγγελμάτων πληροφόρησης και προσδιορισμός των βασικών στοιχείων που διέπουν ένα ενεργό αρχειακό τεκμήριο. (Ιστορία του Record Management και της εξέλιξής του ως επάγγελμα. Ομοιοτήτων και των διαφορών μεταξύ της διαχείρισης αρχείων και άλλων επαγγελμάτων πληροφόρησης, εντοπισμός των σημαντικότερων “κοινών εργαλείων” . Σημασία της διαχείρισης αρχείων στον έλεγχο πληροφοριών. Προσδιορισμός των διάφορων ειδών αρχειακών τεκμηρίων που συνιστούν ένα εταιρικό αρχείο).
Ενότητα 2: Κατανόηση των βασικών αρχών των προγραμμάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης αρχειακών τεκμηρίων (ERM). (Ιστορία και εξέλιξη των ERM, Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα των ERM. Προβλήματα κατά τη μετατροπή αναλογικών αρχείων σε ψηφιακή μορφή. Ζητήματα διατήρησης ενός συστήματος ERM. Οργάνωση και αποθήκευση αρχειακών τεκμηρίων σε ERM).
Ενότητα 3: Προσδιορισμός κι εργασία με διαφορετικά συστήματα αρχειοθέτησης (Συστήματα αρχειοθέτησης σε εταιρικό περιβάλλον. Αναγνώριση των πλεονεκτημάτων και αδυναμιών των διαφορετικών συστημάτων αρχειοθέτησης. Αρχές δημιουργίας προγραμμάτων διαχείρισης ενεργών αρχειακών τεκμηρίων σε εταιρείες.
Ενότητα 4: Κατανόηση των βασικών αρχών της ελληνικής νομοθεσίας περί απορρήτου και της εφαρμογής της σε διάφορους τομείς (Η ελληνική νομοθεσία περί απορρήτου και των συνεπειών της στον δημόσιο και τον ιδιωτικό τομέα. Ο ρόλος του διαχειριστή αρχείων στη συμμόρφωση με τη νομοθεσία απορρήτου).
Ενότητα 5: Πολιτικές και διαδικασίες για αρχειακά τεκμήρια ζωτικής σημασίας σε διάφορα είδη οργανισμών (Η ιδιαίτερη φύση των αρχειακών τεκμηρίων ζωτικής σημασίας, Πρόγραμμα διαχείρισης αρχειακών τεκμηρίων για ζωτικής σημασίας τεκμήρια).
Ενότητα 6: Παρουσίαση και ανάλυση διεθνών προτύπων που σχετίζονται με το Records Management. (Επισκόπηση των ISO15489-1:2016-Records Management & ISO/TR 13028:2010 Information and documentation – Implementation guidelines for digitization of records. Εισαγωγή στο ISO/DIS 23081-1-Metadata for Records-Principles).

 

ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΦΟΙΤΗΤΩΝ

Γλώσσα: Ελληνική
Μέθοδοι αξιολόγησης:
• Δοκιμασία Πολλαπλής Επιλογής
• Ερωτήσεις Σύντομης Απάντησης
• Εργαστηριακές ασκήσεις
• Επίλυση Προβλημάτων
Προσφέρεται η δυνατότητα σε περιορισμένο αριθμό φοιτητών (1-3) για ανάληψη προαιρετικής απαλλακτικής εργασίας.
Οι εξετάσεις εκτελούνται γραπτώς.
Όλες οι ερωτήσεις είναι ισοδύναμες και δεν υπάρχει αρνητική βαθμολογία. Τα κριτήρια αναφέρονται σαφώς στη σελίδα του μαθήματος στο eclass.
Κριτήρια:
• Κατανόηση των βασικών εννοιών και αρχών του μαθήματος
• Ορθή χρήση της ορολογίας που διέπει το Records Management
• Τεκμηριωμένη δικαιολόγηση απόψεων που σχετίζονται με σύνθετα αρχειονομικά project.
• Σαφήνεια και ακρίβεια στη διατύπωση
Ο τρόπος αξιολόγησης και τα κριτήρια βαθμολόγησης αναρτώνται με την έναρξη του εξαμήνου στη σελίδα του μαθήματος στο e-class. (5)

 

ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΗ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

1. Γιαννακόπουλος, Γ., Μπουντούρη, Β. 2016. Εισαγωγή στην Αρχειονομία. [ηλεκτρ. βιβλ.] Αθήνα:Σύνδεσμος Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών. Διαθέσιμο στο: http://hdl.handle.net/11419/6322
2. Μπάγιας, Α. Αρχειονομία: Βασικές έννοιες και αρχές. Αθήνα: Κριτική, 1998.
3. Χατζημαρή Στ., Τοράκη Κ. « Η τυποποίηση στην περιγραφή και διατήρηση των αρχείων και η συμβολή του ISO και του ΕΛΟΤ» Αθήνα, 2014.
4. Σταυράκης Νίκος, Τοράκη Κατερίνα. Συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων: Παρουσίαση και συγκριτική αξιολόγηση τριών μοντέλων μεταδεδομένων, Αθήνα, 2005
5. Brown, Adrian. Archiving Websites: A Practical Guide for Information Management Professionals. London: Facet, 2006.
6. Bailey, Steve. Beyond Compliance? The Future of Records Management. Update 6 (2007).
7. Frank, Patricia C. Records and Information Management (2013)
8. Flynn, Nancy. The E-Policy Handbook: Rules and Best Practices to Safely Manage Your Company’s E-Mail, Blogs, Social Networking, and Other Electronic Communication Tools. American Management Association, 2009 (2nd edition)
9. Welch, Kylie. Setting up a Successful Records Management Department (Kindle Edition), 2013
10. Hesbon, R.M. Understanding Electronic Records Management

Συναφή επιστημονικά περιοδικά
11. Record Management Journal (http://irms.org.uk/page/RMJournal)
12. AIIM E-doc Magazine (http://www.aiim.org/)
13. Information Management and Business Review (https://ifrnd.org/journal/index.php/imbr)